ビジネスメールは起業家にとって最も大切な連絡手段と言っても過言ではありません。
起業家は企業との取引はもちろんのこと、個人のお客様との取引においてもビジネスメールのスキルは重要です。
今回は最低限知っておくべきビジネスメールの基本マナーについてお伝えいたします。
ビジネスメールの基礎とは？
まずはビジネスメールの基礎について学んでいきましょう。ビジネスメールには用件の他に挨拶・名乗り、結び、件名、署名の挿入などがあります。それぞれについて説明いたします。
1.挨拶・名乗り
挨拶はメールの内容に入る前に必ず必要となります。挨拶なしに突然用件を伝えるのは控えましょう。以下が挨拶の文例です。
挨拶の文例 その1
株式会社●●の●●でございます。
挨拶の文例 その2
株式会社●●の●●でございます。
もし初対面の方へメールを送る場合は以下のような文例を使用することをおすすめします。
初めてメールを送る時の文例 その1
株式会社●●の●●でございます。
初めてメールを送る時の文例 その2
株式会社●●の●●でございます。
2.結び
メールで挨拶、名乗り、用件を伝えた後は結びの文も必ず入れましょう。以下が結びの文例です。
結びの文例 その1
結びの文例 その2
結びの文例 その3
結びの文例 その4
結びの文例 その5
以上のようなものが一般的に使用されています。シチュエーションや相手との関係性も踏まえ使い分けましょう。
3.件名
ビジネスメールの中でも重要なのが件名です。
この件名を疎かにしてしまうと優先度が低いメールや迷惑メールなどと思われ、メール自体を読んでもらえない場合もあります。
件名はできるだけ何を伝えたいかをわかるようにし、可能であれば誰が送っているメールなのかをわかるようにするとよいでしょう。以下が、件名の文例です。
件名の文例 その1
件名の文例 その2
4.宛名
メールの宛名は、法人の場合は会社名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。また、宛名の書き間違えや敬称の付け忘れは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。
宛名の文例
●● ●● 様
5.署名について
ビジネスメールでの署名の意味合いは、メールマナーと併せて、名刺代わりとして連絡先の情報などをお伝えする役割も兼ね備えています。
連絡を取る際、メールを見返せば名刺を探す手間も省けるためとても便利なものです。
署名には通常、会社名、部署、役職名、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所などを記載するのが一般的です。難しい名前であれば、ふりがなも必要です。
また住所には郵便番号もつけておくと、書類などを送付してもらう場合に相手の手間を省くことができとても親切です。
緊急用の連絡先として、個人の携帯番号が記載されている場合もあります。自己判断で載せましょう。最近ではホームページや自社サービスのURLを記載するのも多くなっています。アピールするために有効に使いましょう。
署名のデザインについては、基本的な情報を押さえていれば自由です。テンプレートなどはカジュアルなものからシックなものまで様々なWebサイトに掲載されていますので、ご自身の事業内容などを踏まえて、自分なりにカスタマイズしてみるのはいかがでしょうか。
署名テンプレート例《通常版》
起業 太郎（きぎょう たろう） ＜taro-kigyo@example.com＞
●●株式会社 ●●部
〒123-456 中央区銀座○－○－○
電話 03-○○○○‐○○○○ FAX 03-○○○○‐○○○○
URL http://www.example.com
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署名テンプレート例《簡易版》
起業 太郎（きぎょう たろう） ＜taro-kigyo@example.com＞
●株式会社 ●●部
電話 03-○○○○‐○○○○ FAX 03-○○○○‐○○○○
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何度も同じ相手とメールを繰り返すことが多くなる時は、簡易版の署名を作成しておくのもおすすめです。
あまりにも長い署名を何度も添付していると以前のメールのやり取りがわかりにくくなってしまうことがありますので、簡易版を用意しておきましょう。
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以上が知っておくべきメールのマナーとビジネスで失敗しないポイントでした。いざ起業するとメールでのやりとりが多くなることも予想されます。
ビジネスメールが取引先との信頼関係に影響する場面もたくさんあります。是非、場面に応じた適切なメールを書けるようにしていきましょう！
