【ビジネスメールの基本】書き方とマナー

ビジネスや起業に関心のある方へ

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文章に自信がなかったり、パソコンが苦手だったりで、ビジネスメールをあまり書くことがない方もいるかもしれません。

しかし、メールの便利さを考えると今後それを上手く活用していくことは、ビジネスをしていく上では大事になってきます。

基本的な「書き方」さえ覚えてしまえば、あとは送り先や状況に応じて応用していくだけです。

ここでは、ビジネスメールの基本メールマナーについて解説いたします。

ビジネスメールには基本がある

メールを送るには、宛先メールアドレス、件名(タイトル)、メール本文の3箇所に入力して送ります。そして、ビジネスメールの本文の基本構成は、「宛名」「前文(挨拶文)」「本題」「結び」「署名」の5つの要素から成り立っています。

また、ビジネスメールには、社外向け社内向けがありますが、社内の場合には、「前文や結び」といった内容を省略して送るのが一般的です。普段の業務連絡で1回1回、挨拶や結びをつけてメールを送っていたら、仕事の効率がかえって落ちてしまうからです。

ビジネスメールの5要素

1.宛名

宛名は、会社名(団体名) 、部署名、役職名、名前、敬称(様)を書きます。ただ、メールは1回送れば終わるものばかりではありません。相手と何度も繰り返し、返信のやり取りをする場合は、2回目や3回目以降の返信メールは、社名+名前だけ、あるいは名前だけを書いてメールを送ることもあります。また、「ご担当者様、△△各位、△△御中」などを使うこともあります。

2.前文(挨拶文)

前文は、自分の所属や名前を伝えてから、挨拶文を入れる場合と、入れない場合がありますが、本題に入る前の文章を指します。

書き方の例

前文の例

お世話になっております。
株式会社○○○○の△△△△です。

平素は、格別のご愛顧にあずかり、厚くお礼申しあげます。
さて、○○○について・・・。

3.本文

状況に応じて様々な文例がありますが、日々、大量のメールを受信してビジネスしている方もいるので、件名と合わせて、ダラダラと書かず用件を簡潔に相手に伝える必要があります。

ポイントとしては、

  1. どのような用件で連絡したかを具体的に書きましょう。
  2. 各種イベント、説明会、総会等へのお誘いの場合は、「参加したい」と思ってもらえるよう、受け手である参加者の立場にたって、内容を考えましょう。
  3. 回答の期限がある場合は、いつまでに返事がほしいかを目立つように書きましょう。
  4. 催促の場合は、理由や日付など正確に間違いがないよう注意を払いましょう。行き違いになっている可能性を考慮して、一文を書き添えておくことも良いでしょう

4.結び

結びは、メールの目的が、お礼、お願い、依頼、断り、お詫び、催促、相談、返事を必要とする内容、相手との関係性によって、言い回しが変わるのでそれに適した文章にしましょう。

結びの文の例

・よろしくお願いいたします。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・至急ご回答をお願いいたします。
・ご多忙のところ恐れ入りますが、ご返答いただければ幸いです。

5.署名

署名は、ビジネスメールの常識ですが、会社名(団体名) 、部署名、役職名、名前、住所、連絡先電話番号、メールアドレス、自社のWebサイトのURLを書きましょう。Webサイトを記載するのは自社の宣伝をするという意味でもあります。

署名の例

——————————————–
○○○○株式会社 営業部 部長 鈴木 一郎
〒111-1111
東京都中央区日本橋x-xx-xx ○○○ビル1F
TEL:03-XXXX-XXXX
XXXXXXXXXX@XXXXX..co.jp
http://www. XXXXX..co.jp
——————————————–

その他・件名について

メール本文ではありませんが、件名も非常に大事です。プライベートでメールを送る時には件名を書かない方がたまにいますが、ビジネスメールでは必須です。

件名は、本文のメールを読まなくても用件が一目で想像しやすい、あるいは後から検索した時に見つけやすいように、件名を付けるのが良いでしょう。特に決まりはありませんが、スマホやタブレットのようにパソコンより小さい画面でメールを見ている方も多いので、最大でも30文字程度がおすすめです。

件名の例

・○○○○のお打合せの件
・【お願い】○月○日のイベント準備について

ビジネスメールの基本マナー

メールの長所と短所を理解すると、基本マナーや注意点などの理解も早くなります。

メールは、インターネットを使って簡単に素早く、多くの人と情報を伝達できるコミュニケーションのツールで非常に便利なものです。

意図しない送信ミスや、マナー違反がないよう、基本をおさえて有効に活用してください。以下に、代表的な6つの基本マナーについて説明します。

1.ビジネスメールでは顔文字を使わない ( ^^)! m(_ _)m

顔文字のメールでも良いと思う方もいるかもしれませんが、良いと思わない方も多いでしょう。余計なリスクを敢えて負うことはないので、ビジネスメールでは禁止と考えましょう。

2.「文字情報」だけだと淡白になるため、それを踏まえて使う

相手の顔が見えない文書だけのコミュニケーションなので、意図せず、言葉の意味がストレートに相手に伝わったり、きつい物言いになったりしがちです。誤解を与えないよう、いつも丁寧にメールを書くことを心がけましょう。

3.簡潔、明快に書く、長文でダラダラ書かないようにする

情報量が多いと、相手の読む時間も当然かかります。長文になりがちな人は、結論を簡潔に書くことを意識して利用しましょう。

4.複数に送る時は、誰に送っているかがわかるようにする

メールは複数に同時に送れるのもメリットの一つですが、宛先に複数のメールアドレスを入れる場合は、「to、cc、bcc」の使い分けをしましょう。メール本文に、誰宛かを明記するとよりわかりやすいです。複数に送った場合、誰に回答してほしいかがわからないとメールを受信した人が困ります。

5.相手の利用環境に配慮する

マナーとは言わないかもしれませんが、最近はモバイル環境が良くなっているため、小さい画面のスマホやタブレットを使い、外出先でメールをする方も増えています。大事なお客様であれば、普段どのような環境で使っているかを想像するのも良いでしょう。添付ファイルの容量に気をつけたり、見やすいメール本文を作成しましょう。

6.添付ファイルのサイズは、最大でも5MBまでにする

昔と比べるとインターネット回線が速くなっていますが、相手先のメールサーバーが、サイズが大きい添付ファイルを受けつけてくれない場合があります。大事なメールが届かないと困るので、添付ファイルの容量には注意しましょう。