起業後、取引先とのメールのやり取りをしていくなかで、メールを送った相手から返信が来ない場合があります。
数日たっても返信がこないと「本当に届いているのか？」や「メールが埋もれてしまったのかな？」などと考えますが、一旦気持ちを落ち着かせてから催促を行いましょう。
今回は、催促メールの書き方をご紹介します。
催促前はまず再確認を！
実際によく起こりがちな事例として、自分が送ったと思っていたが実際には送れていなかったり、下書きのままで残っていたりするケースが多くあります。
催促メールを送る前に最低限確認しておくことは、以下のようなことです。
確認事項
- 本当にメールを送っているか
- 送ったメールの日時はいつか
- 下書きフォルダに入っていないか
まずはしっかりとメールを送っているかなど、自分にミスがないことを確認しましょう。それを踏まえて次の催促の行動に移しましょう。
相手から返信が来ない！そんなときの催促メール
では実際にどのようなタイミングで催促のメールを送るべきでしょうか？
ビジネスにおいて返信メールは早ければ早いほどよいですが、通常24時間以内に返信するのが一般的なビジネスマナーです。
ただし、受け取り先の方も仕事をしていますし、メールに関しての事項を社内で確認している可能性もあります。メールを送った後は自分の中で期限を決めて、「●●日以内」に返信が無かったら催促メールをしようなど、ルール化することをおすすめします。
メールを送るタイミング
メールを送る時間帯は、なるべく午前中がいいでしょう。その理由は、メールを受信した方が対応出来る時間を作ることができるからです。
どうしても急な要件の場合は、メールを送信後に電話をした上で、「●●日までにはお返事をいただきたい」など具体的な期限をお伝えすると良いでしょう。
併せてメールの到着確認もできますので、無用なトラブルを避けられるメリットもありおすすめです。
おさえておくべき７つのポイント
催促メールは取引先とのやり取りになりますので、自分の気持ちをストレートに出し過ぎるのはNGです。今後も取引が続くことが考えられますので、穏便に対応していきましょう。ポイントは下記の7つです。
- 相手への敬意を忘れない
- 先方が早く対応できるように配慮する
- 送信日時、具体的用件を伝える
- 具体的な対応期限の提示をする
- 具体的な催促の理由を伝える
- データや資料を添付していた場合は再送する
- 行き違いの可能性を考慮した一文も記載する
ビジネスで「催促」メールを送る時は、なによりも相手への敬意を忘れずに、受け取り側が早く対応できるように最低限の配慮をすることが大切です。それを踏まえつつ、こちらが伝えるべきことはきちんと伝えることがポイントとなります。
返信をもらう為に一工夫しよう！
重要なメールやすぐに見てもらいたいメールの場合は、件名を一工夫するだけでも受け取り側の優先順位が高くなる場合があります。以下に件名の文例を挙げます。
返信をもらう為の文例
・【至急】●●の件
→すぐに確認してほしい時に記載します。
・【再送】●●の件
→再度メール送付していますという意味の催促メールです。
→【再送】の後に具体的な要件を記載します。
・【重要】●●の件
→重要なので見て下さいということを伝える意味で記載します。
・【●●】
→●の中に具体的な案件の名称を記載し、このあとに内容を記載します。
→例）「【法人設立】お見積の件」、「【レンタルオフィス】資料送付について」
NGな表現例
催促の文章を送る時には落ち着いた状態で、しっかりと作成した文章を見返してから送るようにしましょう。以下が避けるべき表現です。
NGな文例
・早く回答してください。
→遅くとも●日までにご回答をいただけますと幸いです。
・至急お送りください。
→ご多忙のところ誠にお手数ですが●日までに頂戴できますでしょうか。
・どうなっていますか？
→まずは進捗状況をお知らせいただけますと幸いです。
催促メールの具体例
上記を踏まえ、以下に催促メールの文例を挙げます。
文例.見積の場合
その後、●月●日にお見積をメールにてお送りしましたが、いかがでしょうか。
金額の可否について、ご返答をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
文例.お問合せの回答の場合
ご確認いただいておりますでしょうか。
是非、弊社でお取り扱いさせていただきたく、
明日までにご回答をいただけますと幸いです。
まとめ
ビジネスシーンでは、相手に送った一通のメールで信頼関係を壊してしまう場合もあります。逆に、しっかりとした文章であれば信頼できる人だなと信頼関係が築けることもあります。
メールは便利ですが、時間を選ばずに簡単に相手に届いてしまいます。メールを送る前には相手に配慮しながら丁寧に文章を書くようにしましょう。
