社会人ならできて当たり前のことができていない場合、取引相手との信頼関係を築くことが難しくなります。
社会人に求められるスキルのことを総称して、ビジネスマナーと呼ぶのが一般的です。
ビジネスマナーの範囲は幅広くありますが、ここでは身だしなみ・挨拶や言葉遣い・電話応対・メール対応について解説していきます。
ビジネスマナーとは
ビジネスマナーとは、社会に出ていく上で必要とされるマナーの総称のことをいいます。
マナーと一言でいってもその範囲は多種多様ですから、そのすべてをマスターすることは困難だと言えます。
服装や髪型のような身だしなみから敬語のような言葉遣いもビジネスマナーに含まれます。それだけでなくビジネス文書を正しい書式で書くことのようなビジネススキル・職場や顧客との関係を円滑にしていくためのコミュニケーションスキルも、ビジネスマナーの中に含まれます。
ビジネスマナーが身についていれば仕事ができるわけではありませんが、身についていないことで評価を下げてしまう可能性は高いです。
対面している相手を不快にしないためにも、ビジネスマナーは身につけておいたほうがいいでしょう。
身だしなみ
ビジネスにおいて、身だしなみはとても重要なマナーの一つです。第一印象は３秒で決まると言われています。
名刺交換の時でも一度相手が感じた印象を覆すことは簡単なことではありません。服装・髪型・姿勢・メイク・爪・話し方・態度など十分に気を付けましょう。清潔感のある身だしなみにすることで、相手に好印象を与えることができます。
家を出る前や社外の人と会う前に、身だしなみを整えるようにしましょう。
挨拶・言葉遣い
挨拶と言葉遣いは社会人として仕事を行う上でなくてはならないスキルです。ただあまりにも当たり前のことなので、基本がおろそかにされていることも多いです。挨拶の相手に伝えるということを、心がけてください。
そのためには大きな声で明るく行う必要があります。自分がしたつもりでも相手に伝わらなければ、挨拶をしたことにはなりません。
また挨拶はお辞儀とセットでする必要があります。言葉を発してからお辞儀をする語先後礼(ごせんごれい)が基本になるので覚えておきましょう。
社会人は敬語を正しく話せることを求められます。敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語があります。敬語を話す時には二重敬語にならないように気をつけましょう。
電話対応
電話応対を行う場合は、あらかじめメモと筆記用具を手元に用意しておく必要があります。こちらから電話をかける際には、なるべく相手が忙しくない時にかけてください。
電話が繋がったら社名・自分の名前の順に名乗ってください。相手が電話に出たときにも、もう一度社名・自分の名前を名乗りましょう。用件がすんだなら、受話器をそっと置きましょう。
メール
ビジネスにおいてメールを送る際は、相手に失礼のないように細心の注意を払いましょう。メールの件名は内容がわかるように書きましょう。本文には、本題に入る前に相手の会社名・部署・名前を書きます。その後は「お世話になっております」など挨拶文を忘れずに書きましょう。内容は5W1Hを意識し、簡潔に分かりやすく書くことが大切です。メール文の最後に署名を設定することも忘れないようにしましょう。
TOにはメールを読み返信してほしい人、CCには返信する必要はないがメールを読んでほしい人を設定します。複数人で受注確認を行っている場合など、TO以外の人にもメールの内容を伝える必要があるときに使用するのが一般的です。
まとめ
ビジネスマナーは社会人として仕事をしていく上で、不可欠なスキルです。ビジネスマナーの範囲は幅広いので、そのすべてを知っておくのは難しいかもしれません。
新入社員の方は、目指すべき社会人として信頼できる先輩を見つけ、その先輩のそばでどのような行動をしているのかを良く観察し、「真似る」ことも速く上達する一つの方法です。
真似るために、あらゆるシーンで「あの先輩ならどういう風に振る舞うだろう」とイメージすることで、理想の人に一歩一歩近づいていけるでしょう。
