オンラインセミナーは、開催者側、参加者側共に大きなメリットがあるとして、大きな注目を集めています。一方で、実際に開催しようとしても、何を準備したらよいのか迷うことが少なくありません。
ここでは、オンラインセミナーを開催するにあたって、必要な費用や準備などをお伝えしていきます。オンラインセミナーの開催を考えている人は参考にしてみてください。
１．オンラインセミナーの概要とメリット
オンラインセミナーとは、オンライン上で開かれているセミナーのことを指しており、WEBセミナーやウェビナーと呼ばれる場合もあります。なお、主にオンラインセミナーは、「リアルタイムで配信するライブ配信」と、「あらかじめ録画したものを配信するオンデマンド配信」の２つの配信方法があります。
セミナーの開催者側にとっては、コストを抑えられる、より多くの人に対して情報を同時に発信できるといったメリットがあります。一方、参加者側のメリットとしては、場所や時間の制限を受けず、気軽に参加しやすいという点が挙げられるでしょう。インターネット上でつながっていれば、どこからでも参加可能です。
また、オンデマンド配信を行っているオンラインセミナーの場合、後から何度でも動画を確認することができます。復習をしたい場合にも役立てられるでしょう。
２．準備するもの・掛かる費用
オンラインセミナーを開催するためには、事前にしっかり準備しておくことが大切です。パソコンの他に、カメラやマイクといった機材を用意しましょう。講師の声が聞こえづらいと参加者はストレスを感じてしまいます。ピンマイクは便利ですが慣れていないと小さいため着けたことを忘れることがあります。マイク付きのヘッドセットなどのほうが装着感があるのでしっかり固定され、より安定した音質を提供できます。
カメラに関しては、PCの内蔵カメラで代用できる場合が多いです。しかし、ホワイトボードを使うなど、状況によっては上手く撮影できないこともあります。環境に合わせ必要な場合は別でカメラを用意しておきましょう（PC内臓カメラではない場合は、カメラの設置場所、被写体までの距離、カメラはずっと固定か、どのシーンを動画として撮影するのかなど）。費用としては、機種やスペックによって金額は様々ですが、お手頃な物であればマイクは5,000円、カメラは1万円程度であります。
また、安定して動画配信を行うためにはインターネット回線の速度を整えておく必要があります。通信速度を見直し、必要な場合は環境を整えておきましょう。
実はオンラインセミナーではインターネット回線が安定しているかどうかが非常に重要です。声が聞こえづらい、途中で途切れて安定していないと思われたら幾ら内容が良くても評価が低くなります。その他にも、スクリーンやプロジェクター、レーザーポインター、撮影用ライトなどがあると便利です。
オフィスや自宅などから配信を行う場合は別ですが、オンラインセミナーを行う場所がない場合は、専用スタジオをレンタルする方法もあります。設備が揃っているところであれば1時間あたり数万～10万円程度します。
そして、講師を外部から招いてセミナーを行う場合は謝礼として費用が発生します。一般的には10万円程度と言われていますが、著名人やその分野で高い実績を積んでいる人の場合はさらに高くなります。
また、参加者に情報をよりスムーズに伝えられるよう、説明資料を準備しておくことも大切です。セミナーのテーマや目的に合わせ、分かりやすさを意識したスライドを作成しましょう。なお、オンラインセミナーには、スマートフォンを使って視聴している参加者もいます。そのため小さな画面でも読み取りやすいような工夫も必要です。
３．費用を抑えるポイント
オンラインセミナーを開催するために、必要な機材をひとつずつ準備していくと、最終的に費用がとても高くなってしまいます。また、それらを保管しておくスペースも必要です。定期的にセミナーを計画しているのであればそれがおすすめです。
しかし単発の場合は設備が揃っているスタジオも選択肢に入れてみましょう。専門スタッフがサポートしてくれるスタジオも少なくありません。そして、環境に合ったツールを利用することも大切です。配信ツールにはいくつかの種類があり、目的や環境に合わせて最適なものを選ぶことで無駄な出費を抑えることができます。
さらに、講師選びも重要なポイントになります。著名人を講師に選べば、当然その分謝礼金も高くなってしまいます。費用を抑えたい場合は、公共の団体職員へ講師依頼を検討してみましょう。
４．オンラインセミナーの配信ツールを選ぶポイント
配信ツールを選ぶ際は、費用を比較して決めるようにしましょう。配信ツールには、定額制のものと、従量制のものとがあります。利用頻度が高い場合は、定額制の方がリーズナブルだと言えますが、使わない場合も費用がかかってしまいます。利用頻度や時間など、使い方に合わせて最適なプランのツールを選ぶことが大切です。また、サポートの内容や範囲も、配信ツールによって様々です。費用を比較する際は、それらに関しても注目しておきましょう。
国内ツールかどうかの確認も欠かせません。国内ツールの方が、マニュアルが丁寧で、サポートが充実している傾向があります。もちろん、国内だから安心、海外だからダメ、という訳ではありません。しっかり比較検討して、安心して使えるツールを選定することが大切です。
そして、配信ツールを選ぶ際には、同時接続人数もチェックしておきましょう。多くの参加者を見込んだ配信を行うためには同時接続人数が多いツールを選ぶ必要があります。
５．まとめ
オンラインセミナーを開催するためには、事前にしっかり準備を整えておくことが大切です。不安が残る場合は、プロの力を借りても良いでしょう。そしてもう一つ、オンラインセミナーを成功させるためには、集客も欠かせません。
集客を成功させるためには、参加者にとってメリットを示すと同時に、申込しやすいようにわかりやすく簡単にできるようにしておく必要があるでしょう。ターゲット層やテーマなどに合わせ、告知のタイミングや集客方法を適切に選ぶ必要があります。
