近年は働き方の多様化により、リモートワークを導入する企業が増えています。起業をしてバーチャルオフィスやレンタルオフィスの利用を検討している方も多いことでしょう。オフィス以外の場所で仕事をするためには、さまざまなツールが必要になります。では、実際にリモートワークを行う場合、何が必要になるでしょうか。ここでは、リモートワークに必要なものについて紹介します。
目次
1.リモートワークには何が必要？
リモートワークを実施するには、まず自宅やレンタルオフィスなどに職場と同じような作業環境を整える必要があります。リモートワークに最低限必要なものは、パソコンとネット回線です。自分でパソコンを用意する場合は、業務で使うツールがスムーズに使えるスペックのものを選びましょう。
リモートワークでは対面で会話する機会が減ってしまうため、Web会議システムといったコミュニケーションツールも必要です。オフィスに行かなくても定期的にWeb会議を行えば、情報の伝達ミスなどを起こる心配はありません。
場合によっては、バーチャルオフィスツールも必要です。バーチャルオフィスツールとは、オンライン上に作られるオフィスのことを指します。従業員同士のコミュニケーションをより円滑するために、バーチャルオフィスツールを導入する企業が増えてきています。
バーチャルオフィスツールがあれば物理的なオフィスを持たなくても問題ないので、フリーランスとして個人で起業したり、会社を設立したばかりの方にもおすすめです。
2.リモートワークに必要なツール・サービス
ここからは、リモートワークにおすすめのツール・サービスをいくつか紹介します。
2-1.Zoom
パソコンやスマホ、タブレットなどあらゆるデバイスに対応しているWeb会議システムです。アプリをインストールする必要はなく、ミーティング用のURLがあれば誰でも会議に参加することが可能です。無料プランでも最大100人までの会議が実施できるため、個人事業主や中小企業も導入しやすいのが魅力です。
2-2.Microsoft Teams
Microsoftが手掛けるWeb会議ツールです。利用に応じてチームを作成できるようになっており、チーム単位で情報共有が可能です。チーム内でのファイル共有も可能で、チームメンバー同士でオンライン編集も行えます。
2-3.Google Meet
Googleが提供するWeb会議ツールです。Googleアカウントを持っていれば、無料で100人まで参加できるオンライン会議を開催できます。
有料版に加入すると、画面録画機能も活用できます。会議に参加できなかった人が後から視聴したり、動画を研修やスキルアップに活用するなど、さまざまな用途が考えられる便利な機能です。セキュリティの高い通信が利用されているため、企業や教育現場などで活用されています。
2-4.Chatwork
ビジネス用のチャットツールです。基本的には文字でのやり取りがメインですが、ビデオ会議や資料送付なども可能です。グループを作成してやり取りすることもできるので、チームで仕事をする際に便利。もちろんタスク管理機能も備わっています。
2-5.LINE WORKS
LINEが手掛けるビジネス版のチャットツールです。チャット機能はもちろんのこと、カレンダー共有やタスク管理、掲示板といった仕事をスムーズに進められる機能が充実しているのが嬉しいポイントです。管理者から発行されるIDとパスワードでログインする仕様のため、セキュリティ面も安心です。
3.ツールを選ぶ時の注意点
リモートワークで使うツールは、必要な機能と使いやすさを兼ね備えたものを選ぶようにしましょう。仕事で使うツールは、毎日使用するものも少なくありません。必要な機能が備わっていたとしても、使いにくければ仕事に支障が出てしまいます。
また、ユーザーサポートが充実しているツールを選ぶことも大切です。ツールに何らかのトラブルが発生した場合、適切に対応してもらえないと業務が遅れてしまう可能性があります。ツールの提供先がユーザーサポートを提供しているのか、迅速な対応が期待できるのかなどを事前に確認しておきましょう。
Web会議ツールを使う際は、画質や音質にも注意が必要です。画質が悪かったり周囲の音を拾いすぎるとミーティングに集中できません。快適にWeb会議を行えるように、ツールの中には映像圧縮技術やノイズキャンセリング機能などが付いているものもあります。ツールを選ぶ時はこうした便利な機能が付いているのかもチェックしておくと安心です。
4.まとめ
オフィス以外の場所で仕事ができる環境を整えるためには、パソコンや仕事で使うツールなどさまざまなものが必要になります。リモートワークは外部とのコミュニケーションが不足しがちなので、情報共有ができるツールや業務の進捗状況などを共有できるツールがあると安心です。
リモートワークに必要なものをあらかじめ把握し、スムーズに仕事を始められるように準備しておきましょう。
