会議室を使わずに手軽にミーティングができる「オンライン会議」が、コロナをキッカケに広がり今では身近なものになっています。オンライン会議の仕組みを利用すると、スピーディーな意思決定や多様な働き方に対応でき、ビジネスにおいてメリットが多いツールです。
そこで今回は、おすすめのオンライン会議ツール5選をご紹介します。オンライン会議ツールの選定や導入方法も解説していきますので参考にしてみてください。
目次
1.オンライン会議ツール選定のポイント
オンライン会議ツールを選定する際には、①動作の安定性、②セキュリティ面、③機能性の3つに注目しましょう。
ポイント①動作の安定性
通信環境が安定しているか、音声・画質はクリアかという点をチェックします。リモート会議中に音や映像が乱れたりすると、参加者の集中力が途切れてしまいます。例えば、映像データを軽量化する機能などがあると、安定した通信が可能です。
ポイント②セキュリティ面
情報漏洩や不正アクセスへの対策方法を確認します。主なセキュリティ対策機能としては、待機室機能やID・パスワード機能、通信の暗号化機能などがあります。
ポイント③機能性
自社が必要としている機能が揃っているか確認しましょう。オンライン会議システムによくある機能の例としては、画面共有機能、チャット機能、ウェビナー機能、文字起こし機能などがあります。また、豊富な機能があっても、社員が使いこなせなければ、コストをかける意味がなくなってしまいます。あらかじめ、必要な機能を想定しておきましょう。
オンライン会議ツールの種類
オンライン会議ツールの種類は、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は、導入コストが低く、契約した後すぐに使える点が魅力です。オンプレミス型は、堅牢なセキュリティや、カスタマイズ可能な多彩な機能があるのがポイント。どちらが向いているかは、重要視するポイントを整理しながら検討してみてください。
2.おすすめのオンライン会議ツール5選
オンライン会議ツールの選定方法を検討したあとは、実際のツールを比較してみましょう。ここでは、おすすめのオンライン会議ツールを5つ紹介します。
①zoom
zoomは、世界中のあらゆる企業が導入しているクラウド型のオンライン会議ツール。zoomの特徴は、独自の映像圧縮技術で通信環境が安定しているところです。画質や音声が安定することが多く、ミーティングに集中できます。また、zoomは一般的に知名度が高く、利用経験のある企業が多いのもポイント。社外の人とオンラインで打ち合わせをする場合にも、操作方法に迷うことなく利用できるほど広がっています。
②Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、オンライン会議やチャット、通話機能などを備えたクラウド型プラットフォームです。Microsoft社が開発しているため、Office365との連携がスムーズなのが特徴。ホワイトボード機能や文字起こし機能があり、最大300人まで同時参加ができます。また、転送中データの暗号化や、悪意のある添付ファイルの自動検出など、充実したセキュリティ対策もポイントです。
③RemoteMeeting
ChatGPTを活用した先進技術を搭載した、ユニークなクラウド型オンライン会議ツールです。オンライン会議の内容を、AIが自動的に分析して議事録を作成できるのが特徴。会議室は99室あり、空いている部屋をクリックするだけで簡単に会議へ参加できます。また、3Dアバターで会議に参加できたり、AIが画面に映る顔を自動認識して位置調整したり、目新しい機能が豊富なのもポイント。
④LoopGate
日本のギンガシステム社が開発した、オンプレミス型のオンライン会議システムです。官公庁や地方自治体、金融機関で導入実績がある、信頼性のあるツールです。LoopGateの特徴は、会議への参加をワンタッチ設計にすることで誰でも簡単に操作ができるところ。また、パソコン・タブレットなどの専用機を用いて接続するため、普段使っているPCのバックグラウンドで動作することがなく、安定した接続ができます。
⑤FreshVoice
カスタマイズ性の高さが特徴の、オンライン会議システムです。オンプレミス型とクラウド型、どちらも選択することが可能。導入企業の要望に合わせて、必要な機能を自由にカスタマイズできます。国内では5000社以上の導入実績があり、堅牢性の高いセキュリティ対策もポイント。また、システム導入時には、社員の教育サポートを受けることができ、アフターサポートも充実しています。
3.オンライン会議ツールの導入方法
オンライン会議ツールを導入する前には、自社がなぜオンライン会議システムを導入するのか、という目的を明確化しておきましょう。時間やコスト削減、柔軟な働き方への対応など、オンライン会議システムへの導入目的を社員に理解してもらうことで、効果的にオンライン会議システムを活用するように促します。
また、オンライン会議をするための周辺環境を整えましょう。スピーカーやカメラ、ヘッドセットなど、必要な機器と数量を把握します。オンライン会議をするための、適切な通信環境があるかどうかもチェックが必要です。
さらに、オンライン会議システムを始める前のセッティングを行いましょう。複数会議の設定、セキュリティ対策の設定、ID・パスワードの付与、社員への操作マニュアルの作成などを行います。詳しい設定の方法は、オンライン会議システムの担当者とも相談しながら進めていきましょう。
4.まとめ
オンライン会議は、クラウド型・オンプレミス型によって特徴が異なります。また、システムによって使える機能にもそれぞれ個性があります。オンライン会議システムは、トライアル期間が設けられていることが一般的です。気になる機能はトライアル期間中に検討し、必要な機能や動作環境の安定性をチェックしてみてください。
