起業を考えたとき、ハードルとなるものの一つにオフィスが挙げられます。
賃貸オフィスを借りるとなると敷金・礼金などの初期費用や毎月の賃料だけでなく、水道・光熱費、通信費などのランニングコストも発生します。これは起業直後の段階では大きな負担であり、リスクの高い選択と言えるでしょう。
そこで近年注目されているのがバーチャルオフィス。本記事ではバーチャルオフィスの特徴やメリット・デメリット、バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントついて紹介します。
目次
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、日本語にすると「仮想の事務所」となり、一般的には、事務所用の住所を貸し出すサービスのことを言います。
事業用の住所があれば、事業者あての郵便物をバーチャルオフィスで受け取ることが可能になります。事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。そういった方のために住所をお貸しするのがバーチャルオフィスの一番の機能であり、提供サービスになります。
また金融機関と取引をする時にも、事業者の住所は必要になります。
なお、バーチャルオフィスで貸し出すのは基本的に住所だけのため、仕事をする場所を別に探す必要があります。ワークスタイルが多様化する現代において、最も機能的かつ効果的なオフィスの利用方法として、日本だけでなく世界の企業やフリーランスの方々に注目されているのがバーチャルオフィスです。
こんな方々にバーチャルオフィスをオススメ
- 自宅やクライアント先で作業することがメインの方
- フリーランスや個人事業主
- 都市圏中心部の住所が欲しい方
- 自宅で登記することが不可能な方
- 自宅住所は公開したくない方、自分や家族のプライバシーを守りたい方
バーチャルオフィスのメリット
事業にかかるコストを抑えられる
実際に仕事をする場所を提供しているわけではなく、あくまで事業に必要な住所を借りるため、オフィスを借りる際の補償金や家賃、光熱費といった高額なコストがかからず、低価格で会社の“連絡先住所”を用意することができます。
一等地の住所が借りられる
一等地に事務所を構えるのは並大抵のことではありません。
しかし、バーチャルオフィスであれば、比較的容易に一等地の住所をホームページや名刺に記載ができるようになるのです会社のブランディングにも重要なポイントです。
社会保険や雇用保険の申請が可能
バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請・加入は可能です。
自宅を知られる心配がない
会社兼自宅という形態を取るケースですと、不特定多数の人に自宅の住所を知られるリスクを抱えることになるのでトラブルが心配です。バーチャルオフィスであれば、HPや名刺に載せる住所と、自宅住所を分けることができるので安心です。
プライバシーや家族を守るという観点でも、バーチャルオフィスは有用です。
バーチャルオフィスのデメリット
突然の来客に対応が困難
取引先や顧客がバーチャルオフィスの近くにきたときに、挨拶などで立ち寄ろうとする人もいた際、無人の為、信用性に欠ける原因になるかもしれません。
施設によっては受付常駐のオフィスもあるようなので、事前のチェックするポイントです。
許認可が下りないケースもある
許認可が必要な事業を始められる際はあらかじめ所轄の官公庁の担当部署に住所の利用についてご確認されるようにしてください。完全個室のスペースが必要な場合もございます。
仕事スペース・作業スペース・商談場所などは用意する必要がある
基本的に、バーチャルオフィスには仕事をするための実在するスペースがありません。
したがって、急な商談には「仕事場所」を確保しなければなりませんが、レンタルオフィスの施設によっては、会議室やセミナールームが使用できる施設もあります。事前にチェックするポイントです。
バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
立地
駅から徒歩圏内が理想です。
郵便物を取りに行ったり、来客等を考えると立地は重要なポイントです。
駅からの実際の道のり、ビルの外観、周辺の環境もチェックしましょう。
有人か無人か
バーチャルオフィスには、受付常駐の施設もあれば無人オフィスもあります。
受付に人がいれば商談先の人が来ても臨機応変に対応もしてもらえたり、郵便物の引き渡しもスムーズに受けられます。実際に内覧することが大事です。
法人登記が可能か
バーチャルオフィスの中には、住所利用出来るけど「法人登記」はできない、あるいは追加料金がかかる施設もあります。また、使用する住所に私書箱のように番号や、施設名を入れなければならない施設もあります。実際の登記上の住所表記や使用方法について確認事前に確認しましょう。
料金
まず、ご自身の予算内か、初期費用や追加オプション等を合算した金額の確認が大切です。
支払い方法や、契約期間、更新のタイミング等、後にトラブルにならないようしっかりと説明を受けましょう。
運営会社が安定しているか
今は新規参入する運営会社が多いです。口コミやホームページ等、確認しましょう。
受付常駐であれば、受付対応の質も自分の目で確認しましょう。
まとめ
昨今ではバーチャルオフィスの需要が急激に増えたため、新規参入の不動産会社や異業種の方が次々と新規参入しています。
レンタルオフィス選びで悩まれている方は、ぜひ契約前には実際に内覧をして、今回紹介した事を参考にされてください。きっと貴方にピッタリのレンタルオフィスが見つかります！！
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