電子帳簿保存法を分かり易く解説！猶予は2023年12月31日まで

電子帳簿保存法とは何かを知り、注意するポイントなどを見てみましょう。
2023年度の電子帳簿保存法改正によって保存ルールが大幅に見直され、適切な対応が分からない方も少なくありません。電子帳簿保存法の基本から注意点まで、初心者向けに解説します。改正で変わったポイントや書面保存の廃止等、電子取引データの保存方法に焦点を当て、真実性と可視性の確保の重要性を説明します。
また、このうち電子取引の電子データ保存に関しては2023年12月31日までの猶予期間があり、それまでに対策しなければなりません。

①電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年施行された帳簿類の電子保管・管理方法を定めた法令です。企業が日々の取引や経理を行う中で生成されるデータは多岐にわたります。これらのデータを保管し、必要な場合に簡単にアクセスできることは、円滑な業務遂行のために重要です。この法律に基づいて、3つの区分でのデータ保存方法（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存）があります。電子帳簿保存法は、企業のデジタル化を進めることで業務効率化やコスト削減を図る重要な取り組みです。企業や個人事業主にとって、データの安全な保管は業務の効率性を高める大切な要素となります。

１）電子帳簿等保存

会計ソフトやクラウドサービスを利用した帳簿や書類を電子データとしてそのまま保存する方法です。これにより、データの取得や検索が容易になり、効率的なデータ管理が可能となります。

２）スキャナ保存

領収書、請求書などの紙の書類をスキャナでデジタル化して保存する方法です。紙の帳簿書類を電子データとして保存することで、物理的なスペースの節約やデータの保管・管理が簡単になります。

３）電子取引データの保存

電子的な取引情報（メール添付で受け取ったPDFデータや、WEBサイトからダウンロードしたデータ、EDI取引やクラウドサーバーを経由した取引データ等）として受けてそのまま電子データとして保存する方法です。電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存も重要な要素となりました。電子取引データの保存に対する要件が定められており、これを遵守することが求められます。

②電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存法は、書面保存の廃止と罰則規定に注意しましょう。
この法律ではデジタル化の進化に合わせた変更により、書面保存が廃止されて電子データ保存が求められます。電子保存の利点は、スペースの節約や検索の容易さです。例えば、請求書や領収書などの国税関係書類は、従来は紙での保存が必要です。しかし、電子帳簿保存法の改正で電子データでも保管できるようになり、大量の紙の保管から解放され、効率的な管理が可能となりました。

◇電子帳簿保存法に違反すると、、、？

「重加算税10％加算」や「青色申告の取り消し」、「会社法に則った過料」などが科される可能性があります。データの不正操作や削除、虚偽の申告などは法的に問題となります。電子帳簿保存法の変更は、デジタル社会に適応する一環として行われました。新たな保存方法によって、企業や個人事業主は効率的なデータ管理を実現できる一方、違反には罰則があるため、法令遵守が重要です。

◇2022年改正の電子帳簿保存法変更点

電子帳簿保存法は度々改正されてきましたが、2022年に改正された電子帳簿保存法の改正内容を５つピックアップします。これらの変更は事業者への負担を減らし、電子帳簿の利用を円滑に促進するために行われました。何が変わったのかを把握し適切に運用しましょう。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法の適用を受ける電子帳簿等を保存する際に、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事前承認制度が廃止されました。

タイムスタンプの付与要件の緩和

電子取引データの保存に際し、受領から3日以内のタイムスタンプの付与が必要でしたが、規定を定めれば2か月以内まで延長できます。スキャニング時の署名も求められないため、これまでよりも手早く保管要件を満たせます。

検索要件の緩和

電子帳簿等を検索できる状態に保つことが義務付けられていましたが、検索要件が緩和され、一定の条件を満たせば、検索要件を満たさない状態でも電子帳簿等を保存できます。税務署の指示に基づき書類が提示できれば、検索項目は取引の年月日と金額、相手方の情報のみで問題ありません。

罰則規定の強化

電子取引の電子データ保存や書類のスキャナ保存について不正があった場合はペナルティとして重加算税などが加重されるなどの罰則規定が強化されました。

電子保存義務化の2年猶予

電子帳簿保存は、紙媒体での運用に比べて手間がかかりませんが、過去の資料の電子化やシステム改修など体制を整えるまでには時間がかかります。電帳法は完全義務化までに2年の猶予期間が設けられており、2023年中に要件を満たしていれば罰則対象とはなりません。猶予期間がもうすぐ終了しますのでご注意下さい！

③電子帳簿保存法の義務化へ向けて

電子帳簿保存法の義務化により、電子取引データの保存方法を選ぶ際に真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります

まとめ

電子帳簿保存法は企業の重要な義務であり、効率的な税金管理や取引記録の保持を目指すものです。
法律の下、電子帳簿の保持と取引データの適切な管理は不可欠です。書面保存の廃止や罰則規定の強化などの注意点は違反を避けるために理解しておきましょう。信頼性を保ちつつ、適切な方法で電子取引データを保存することが重要です。