営業は利益に直結する重要なポイントであり、業務を効率化させるには必要に応じた工夫が求められます。その取り組みの1つが営業支援システムの導入です。営業支援システムは一般的にSFAと呼ばれており、適切に運用すれば顧客満足度向上やコスト削減に繋がります。さらにMA(マーケティング自動化ツール)と連携することで、マーケティング業務の効率化にも効果を発揮するのです。本稿では既に多くの企業や事業者で活用されているSFAについて掘り下げていきます。
目次
SFA（営業支援システム）とは
SFAは「Sales Force Automation」の頭文字を取った略称で、もともと1990年代前半に米国で提唱されたのが始まりでした。日本では「自動化」という意味合いよりは、「営業支援」としての位置づけで広がり、企業や事業者の営業活動を効率化するための機能が備わったシステムを指しています。
営業に必要な情報を一元的に管理・運用することを目的としており、営業活動のDX化に効果的なツールです。SFAは一般的に「課題が明確に把握できていない事業者」にとって必要性が高いとされています。売上が伸び悩んでいる状況においては、まずは客観的な判断材料を基にして原因を究明することが重要と言えるでしょう。SFAでは営業情報をデータとして一箇所に集約するため、営業活動の問題点・課題点が可視化されて認知しやすくなります。
また、SFAとよく似たシステムに「CRM(顧客関係管理)」が挙げられます。SFAは営業活動そのものの自動化や効率化によって業務の合理化を図るのが目的です。これに対してCRMは「顧客に対してどの程度アプローチが進んでいるか」「どんな商品を購入してもらっているか」「どんな問い合わせがあったか」といった情報を管理します。CRMは顧客との良好な関係構築を目的としているため、SFAとは概念が異なるのです。
しかし、SFAとCRMは相互に補完しながら表裏一体のシステムとして利用されている場合も多く、ユーザーはあまり意識していないかもしれません。
SFAにはどんな機能がある？
SFAには営業活動に役立つ様々な機能が備わっており、ツールによっても強みが異なります。比較的どのツールでも標準搭載されている基本的な機能は「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「予実管理」「営業活動分析」などです。SFAを効果的に運用するには、まずこうした基本的な機能を使いこなすことが重要と言えます。顧客管理は社名・住所連絡先といった基本的なデータの他、取引内容・履歴も併せて記録しておく機能です。案件管理では抱えている商談ごとに進捗状況・受注見込み・見積りなどを管理しておきます。
予実とは「予算」と「実績」のことで、案件ごとの売上予測や実績を管理する機能です。営業活動分析機能を利用すれば、商材やエリアごとに売上・顧客動向をまとめて自動的にグラフを出力してくれます。ここで紹介した以外にも「日報管理」「タスク管理」「名刺管理」など様々な機能があるので、必要に応じて対応しているツールを選びましょう。
導入のメリット・デメリット
SFAの導入は営業活動において様々なメリットが期待されていますが、中でも大きなメリットが「業務効率化」です。従来、個別に管理していた営業活動の情報をSFAで一元的に管理すれば、状況把握や方針策定にかかる時間を短縮することができます。レポートやグラフの生成機能を使えば資料作成に費やす時間もなくなるため、浮いた時間を他の作業に回せるでしょう。また、営業データを数値や文字として可視化することで整理しやすくなるという点もメリットです。こうしたメリットの積み重ねが、ひいては顧客満足度の向上や営業コスト削減に繋がります。
一方で、SFAの導入には「コストが必要になる」というデメリットもあるので留意しておきましょう。一般的にSFAの料金体系は月額制となっているため、ランニングコストとして毎月費用が発生します。運用コストの負荷が大きいようであれば、必要な機能を見直して他のプランやツールに乗り換えることも視野に入れましょう。SFAはあくまで営業活動をサポートするためのツールであり、導入がゴールではないという点にも注意してください。
おすすめツール
１）Sales Cloud
SFAはビジネスシーンでの重要が高まっていることから、様々な製品がリリースされています。初めてのSFA導入でツール選びに迷った場合は、まずは、世界でトップシェアを誇るSFAの代表と言えば、「Sales Cloud（セールスフォース）」です。日本でも高いシェアがあり大手企業から中小企業まで約15万社の導入実績があると言われるので情報収集もかねて検討してはいかかでしょうか。
２）Sales Force Assistant
国内産のSFAとしては、「Sales Force Assistant」が国内導入実績は1万件を超えています。基本機能が充実しているのはもちろんですが、AI秘書機能の搭載によって迅速な判断が可能になっているのもポイントです。用途別に細かく製品が用意されているので、使い慣れてきたらツールを乗り換えて最適化するのも良いでしょう。
３）KnowledgeSuite
シンプルな操作感で使いやすい「KnowledgeSuite」もおすすめのSFAです。2023年9月時点で7,500件以上の導入実績を誇り、SFAの他にもCRM・問い合せ管理・集計ツール・分析ツールなど様々な機能が同梱されたオールインパッケージとなっています。
まとめ
IT化が進んだ現代ビジネスにおいて「情報」を適切に管理・運用することは、売上に直結すると言っても過言ではありません。特に営業業務は顧客ごとに進捗や見込み具合が異なるため、一元的に管理して状況を正確に把握することが重要です。SFAには営業活動を効率化するために必要な機能が集約されています。最初はシンプルな機能を使いこなすことから始めて、徐々に運用を本格化させてみてください。営業活動におけるDX化の第一歩として、SFAの導入を検討しましょう。
